学校名簿管理 Ver.6.7+　

　名簿管理は本来データベースソフトで処理すべき領域です。しかし、多くのパソコンにインストールされていて誰もが使えることを考えると、Accessや桐よりもExcelの方が利用しやすいと考えました。
　本来Excelは表計算ソフトですが、あえてデータベース的に機能させたのが本システムです。データを１か所に登録すれば、そのデータを全ての各種名簿に引用します。つまり、名簿ごとにデータを入力する必要がなく、入力した元データが全ての名簿に反映されます。この便利さを全職員で共有する提案です。

★主な機能と特徴
・データベースのような使い方をします。即ち、何度も同じデータを入力する必要はありません。
　１つのデータを各種名簿に使いますから効率的です。従って１回修正するだけで、全ての名簿に自動的に反映されます。
・入力フォームで児童生徒のデータ編集が視覚的で簡単にできます。そのフォームでは、児童間の移動・検索・転出入処理が簡単にできます。
・11種類の学級名簿・タックシールの他に、学年名簿・地区別名簿・一般名簿・PTA名簿・全校名列表・学級別在籍数・地区別在籍数の帳票出力ができます。
・学年の数、各学年の学級数、学級の人数にあまり制限はありません。大規模校でも問題ありません。
　例えば、１学級の人数は40人が基本ですが、41人以上になっても問題ありません。
・学級名は１組・２組・３組…と、Ａ組・Ｂ組・Ｃ組…のどちらにも対応しています。
・男女混合名簿／男女別名簿のどちらを採用している学校も使えます。
・出席順は、ふりがな順／生年月日順のどちらにも対応しています。
・年度末・年度始めの学級編成処理の多くをVBAが助けてくれます。
・電話番号を元に、兄弟姉妹や長子(末子)を自動で見つけてくれます。
・本システムには、次のファイルが含まれています。　→　　・Excelのファイル（VBAを含む）…２種類　　・本説明ファイル　　簡易マニュアル

・Ver.3.2～3.8 … キーコード・リセットを自動化。兄弟姉妹や長子を自動計算するVBAを追加、
・Ver.4.1～4.73 … 以下の機能を順次追加しました。
　　　　32bit処理に対応、１学年８学級まで、学級名に対応しました。
　　　　児童データ入力フォームを新規に開発しました。
　　　　学級名簿（タックシール・健康観察用紙）、学年名簿シート、生年月日順整列の他の各種並び替え機能、転入・転出・新入学・卒業の自動処理機能等を追加しました。
・Ver.5.0～5.8 … 以下の機能を順次追加しました。
　　　　煩わしいキーコードのリセットをなくし高速化しました。
　　　　１学年８学級の制限、１学級40人の制限、地区・住所・委員会・クラブ・ＰＴＡ数の制限をなくしました。
　　　　入力フォームでの児童検索機能で、電話番号でも検索できるようにしました。
　　　　児童データとしてメール・アドレスを扱い、入力フォームからメール作成を可能にしました。
　　　　自由定義の学級名簿、自由定義の「一般名簿」、「ＰＴＡ名簿」、「全校名列表」の各シートを増設しました。
　　　　各種メーカーのタックシールに合わせるための印刷設定ができるようにしました。
・Ver.6.1 … 将来のバージョンアップに備えて、根本的なVBAアルゴリズムを見直しました。
　　　　小学校だけに限らず、中～高校や小中併設校でも使えるようにしました。ソフト名も「児童名簿管理」から「学校名簿管理」としました。
　　　　Ａ組Ｂ組Ｃ組…の学級名に完全対応しました。
・Ver.6.2 … 新バージョン6.0から半年間の累積息なバグを修正しました。
・Ver.6.3 … 64bit のWindows や Excel に対応しました。個人データ入力票のカスタマイズが（ある程度）可能になりました。
・Ver.6.4 … 64bitの「64」と紛らわしいので、このバージョン番号は使わないことにしました。
・Ver.6.5 … シート「PTA」において、特別支援学級に兄弟姉妹が在籍していると、その児童生徒が正しく表示されないというバグを修正しました。
・Ver.6.6 … 学級名簿（ふりがな付き点検名簿）を追加しました。
・Ver.6.7 … 自由に定義できる名簿を２枚に増やし、メインメニューを整理しました。
・Ver.6.7+ … 健康観察表の平成元号を西暦年号に変更しました。

★使用環境 　　　　・Windows 10,11　　+　　Excel 2019,2021,2024,365

★ダウンロード 　　　　 meibo67+.zip（968kB）　… 32bit/64bitどちらでも動作します。Excel2007以前ではエラーが起こります。

★よくある質問
Ｑ１．何人までの児童生徒が扱えるのですか。また、何学年まで、１学年何学級まで処理できますか。
　生徒数は3,000人程度を念頭において開発しておりますが、30,000人程度でも大丈夫なようになっています。ＰＣのメモリとＨＤの空き容量次第です。
　旧バージョンは６年生までしか扱えませんでした。新バージョンでは設定次第で、1～20学年程度を、１学年26学級程度を扱えると思います（現実にはあり得ませんが）。
　小中併設校などは、１～９年生で処理するとよいでしょう。
Ｑ２．本校は１学年２学級しかありませんので、無駄な表示学級をなくしたいのですが。
　シート「学校」の「学年内最大学級数」の数値を変えるだけです。もし、シート「学級」や「在籍」が変化しないようでしたら、シート「学校」内の「強制リセット」ボタンを押して下さい。
Ｑ３．本校は30人以上の学級がなく、多くの名簿の無駄な空白行を減らしたいのですが…。
　シート「学校」の「学級名簿表示行数」の数値を「40」から「30」くらいに変えて下さい。さらに、各名簿の行の高さや印刷倍率を調整するとよいでしょう。ただし、シート「健康」では、この方法が使えません。44～58行を非表示にすることで対応して下さい。
Ｑ４．転入によって41人以上の学級ができてしまいましたが、どうすればよいでしょうか。
　問題ありません。ほとんどの名簿で在籍数に合わせてが自動的に名簿枠をふやして表示するようになっています。ただし、印刷設定は自動ではありませんので、１枚に収まるようにプレビューしながら設定を変えてください。
Ｑ５．本校は学級名を「Ａ組,Ｂ組,Ｃ組…」と呼んでいますが…。
　Ver.6から、「Ａ組,Ｂ組,Ｃ組…」にも対応できるようになりました。シート「学校」でそのことを設定します。この場合、「組」に入力できるのは「A,B,C…」の半角英字大文字です。
Ｑ６．リスト入力するための住所・地区・委員会･クラブなどは増やせませんか。
　住所・地区・委員会・クラブ・ＰＴＡ・続柄については、いくらでも増やすことができます。シート「地域」や「委員会」のシートを見て、同様に下に増やしていくだけです。
Ｑ７．シート「生徒」で、「部活」などの新たに別の項目を設定してもよいでしょうか。
　列挿入や列削除で項目数を増減させてはいけません。特に、黄色の項目は必須項目です。水色の項目名については変更可能です。例えば、「クラブ」を「部活」にすることは何も問題はありません。この場合、シート「学校」のＨ列（項目名）で変更してください。ただし、場合によっては表示できない名簿がでてくるかも知れません。また、シート｢生徒｣の項目名と各種名簿の項目名は一致していないと、呼び出すことができません。
Ｑ８．学級名簿（シート見出しが薄い水色）の項目名や項目数は変えられますか。
　シート「自由」では、項目数をB～Z列の範囲で変えることができ、項目名を変更するだけです。それ以外の学級名簿シートは、基本的には変えないことを前提にシートを作っています。部分的に項目名を変えることが可能なシートもあります。また、「点検」「かな」「標準」「掲示」「緊急」「連絡網」「シール」「健康」などは、VBAによって専用名簿として作っていますから変更できません。
Ｑ９．学級名簿の以外の名簿（シート見出しがペールブルー）の項目名や項目数は変えられますか。
　各シートに注意書きがありますので参考にして下さい。但し、シート「名列」に関しては、全く変更できません。
Ｑ１０．本校では緊急連絡網の形式が異なっております。
　R～S列が非表示にしてありますが、表示すると45人用の連絡網ができます。
形式そのものを変えたいときは、シート「連絡網」を改造してください。枠線で連絡形式に合わせた枠を作ってください。データが入るセルには、関数が入っています。
　=IF(D5=0,"",VLOOKUP(D5,$W$5:$Y$44,2,FALSE)&CHAR(10)&VLOOKUP(D5,$W$5:$Y$44,3,FALSE))　…　左の「D5」を変える。
これを参考に、セルに入力し数式コピーして下さい。但し、セル「F15」は、空白にしておいて下さい。
Ｑ１１．転出入の児童生徒の扱い方を教えてください。
　転入…「データ入力票」の「この生徒の次に１人追加」ボタンを押します。
　転出…「データ入力票」の「この生徒を除籍する」ボタンを押します。
　新入生用にまとめて行挿入したい…「メインメニュー」の「新入生用空白行挿入」を使います。
　卒業生をまとめて削除したい…「メインメニュー」の「卒業生の移動」を使います。
　注意…シート「生徒」で、直接、行挿入／行削除してもできます。「組」「年」を空白のままにしておくとエラーが起きます。
Ｑ１２．兄弟関係をどのように調べているのでしょうか。また、保護者への配布物を年下の児童に渡したいので「末子」で処理したいのですが、変更可能でしょうか。
　兄弟姉妹関係を調べるVBAでは、電話番号（項目名「電話」）で判断しています。これが同じであれば同一家族とみなします。従って、別世帯であっても同居していたりすると兄弟であるかのように処理されたり、兄弟であっても電話が異なれば他人とみなします。従って、このような家庭の場合は、電話番号で処理されることを考え自動処理後に個別に編集することになります。
　また、双子の場合もどちらが長子（末子）なのかを判断できません。本ソフトでは、どちらか（大抵は学級番号や出席番号が若い方）に仮に○印をつけます。これも個別に確認・調整をして下さい。項目「注意」の内容として「双子の上」などと記録しておくとよいでしょう。
　長子ではなく、末子で配布物を処理したい場合は、シート「学校」の「保護者への配布物」で設定し、その後「兄弟姉妹の自動生成」を実行します。
Ｑ１３．シート「分団」の地区別人数で、縦の「計」に一番下の「（空白）」の行が加算されていませんが間違いではありませんか。
　あえてそのようにしてあります。住所が未定等の児童は「？」を入力し、そちらでカウントします。「（空白）」は未入力ということで、カウントしないようにしました。
Ｑ１４．本校の特別支援学級の児童は、教科によって通常学級（交流学級）で授業を受けます。各種名簿も特別支援学級の児童を含むものと含まないものを、その都度区別して作成する必要があります。簡単な方法はありませんか。
　１人の児童生徒が、通常学級と特別支援学級の両方に在籍することはありえません。本名簿においても両方に登録するのは非常に危険です。確かに必要に応じて追加するより、必要ないときに消す方が簡単です。しかし、状況を知らない職員が出力して、在籍数の水増し事件や裏帳簿事件に発展しないとも限りません。
(A).現状のまま使い、必要に応じて名簿の下に手入力で追加するという方法（推奨）…当然ですが、二重登録してませんので、他のクラスを表示すれば消えてしまいます。
(B).二重登録し通常学級では「性」を消して在籍数から除外する…性別を表示する名簿では性別が空白になってしまいますし、性別を表示しない名簿では、まるで在籍者と区別がつかず、在籍数の水増し問題の可能性が出てきます。
(C).ファイルを２つ作る。つまり、二重登録した名簿を別に作る…明らかに裏帳簿です。また、一人の児童を編集したとき、もう片方を忘れて編集しないと、矛盾が出てきます。
Ｑ１５．幼稚園・保育園でも使えるでしょうか。「○年生」という言い方よりも「○○組」という呼び方が多いのですが…。
　実際に幼稚園・保育園で利用されているところは多いです。年少・年中・年長などの年齢を１～３年生ととらえて処理します。「さくら組」「たんぽぽ組」といった呼称は学級名として前面に出てきますので、特に支障はないそうです。
Ｑ１６．高等学校でも使えるでしょうか。普通科の他に○○科がありますが、どう対応したらよいでしょう。
　元々本名簿管理は小中学校をイメージして作りましたので、完全に対応はしていませんが、「科」が異なっても学級番号は通し番号ですし、学級名として「普通科１年２組」などと定義できますので、問題はないそうです。
Ｑ１７．「データ入力票」のレイアウトを変更したいのですが、できるでしょうか。
　ある程度は変更できるようにしました（Ver.6.3以降）。シート「学校」の「生徒データの項目名や配置の定義」の表の数値を修正します。詳しくは吹き出しを読んでください。
Ｑ１８．「Ver.6.3」以前のシート「PTA」のバグは、どのようにすれば回避できますか。
　バグの内容は、シート「PTA」で、特別支援学級に兄弟姉妹が在籍していると、その児童生徒が正しく表示されないというものです。
　シート「PTA」は使わない場合や、特別支援学級に兄弟姉妹が在籍していない場合は、そのままお使いください。
　回避策として、
　①シート「学校」の「最大学年数」の数値をプラス１（+1の加算）してください。
　②シート「PTA」で、名簿を作成する。
　③シート「学校」の「最大学年数」の数値を戻す（戻さないと在籍数などの他のシートで誤動作を起こします）。

★スクリーンショット　　（Ver.6.7の画像です。）