ら・めりえんだ 花のある空間 メリエンダ  ホームに戻る

会計簿&会計報告書 Ver.4.6 

 現状では保護者に対しての会計報告は紙で報告するのが慣例です。しかし,会計簿については,紙ではなくデジタル媒体を使っての管理・保存が法的に認められています。この会計簿は本格的な会計処理をするものではなく,学級や学年程度の会計処理を行うものです。会計簿さえ入力(記録)しておけば,学期末の忙しい時期でも,あっという間に会計処理・会計報告書ができます。


★主な機能と特徴
・学級や学年の会計で使うための簡単な会計簿と会計報告書です。
・会計簿は,入力を簡単にするためのリスト入力が多く使ってあります。記入内容を自動でチェックする機能があります。
 単価と数量を入力すると金額がクリップボードに入ります。金額が入力されると,残金が自動で計算されます。
・収入金調書・支出金調書を作成すると,会計簿に必要事項をコピー(登録)できます。逆に,会計簿から各調書に戻す(抽出)こともできます。
・期末にワンタッチで提出用会計簿(締め切り処理)ができます。
・忙しい期末でも簡単に会計報告書ができます。同じ科目・品名・単価の内容はまとめることができます(自動結合機能)。
 科目順に整列することもできます(自動整列機能)。1人当たりの金額を表示させることもできます(個人会計機能)。
・複数学年で構成された児童生徒が1冊の通帳を共有する特別支援学級用のバージョンもあります。
 人数で割り切れない利子や振込手数料でも,小数を使わず厳密な端数処理を行うことができます。
・支払先別に,支払金額を入力するだけで必要な金種を計算します。
・転出入児童に対する調整金は,専用の計算シートで簡単に行えます。
・年度始めの補助教材審査資料・徴収金の引落日・金額・内容の通知文書が簡単にできます。
・科目別集計表・支払先別別集計表などもボタンを押すだけでできます。
・科目の入力欄はありますが,使う必要がない場合は非表示にできます。
・メニューにより各シートへの移動は簡単です。
・教材届(別ファイル)も含まれています。

 ・Ver.2.1〜2.4 … 支出金調書・支払先別集計表を追加しました。
 ・Ver.3.1〜3.5 … 収入金調書・科目別集計表を追加し,会計報告書には,自動結合機能・自動整列機能を付加しました。
            調書と会計簿のデータコピーは相互にできるようにしました。会計簿では,間違いを見つける自動チェック機能をつけました。
 ・Ver.3.6 … 年間購入計画,提出用会計簿,会計報告書,転出入児童調整金計算書を追加しました。
 ・Ver.3.7 … メニュー,学校徴収金の通知,年間購入一覧表,教材届(別ファイル)を追加しました。
 ・Ver.3.8 … 金種計算表を追加しました。
 ・Ver.4.1 … 提出用会計簿で,同じ調書番号を1行にまとめる機能(自動結合機能)を追加しました。
        会計報告書に「1人当たり」の金額を表示(個人会計機能)できるようにしました。
        個人用会計報告書を追加しました。練習問題を追加しました。
 ・Ver.4.2 … 特別支援学級用(複数学年の児童生徒が通帳を共有する場合)の「会計簿&会計報告」を同梱しました。個別の会計報告に重点を置いています。
        一般用では,会計報告書で収入支出が1行しかないときにエラーが起きるバグ,及び,自動整列機能・自動結合機能のアルゴリズムを修正しました。
        Ver.4.2βからは殆ど変わっておりません。そのままご利用になっても問題はありません。
 ・Ver.4.3 … 会計簿の最終行まで入力して行挿入/行削除をしたときに誤動作を起こすバグを修正しました。
        会計簿にサブメニューを追加し,編集しながら誤入力チェックができるようにしました。
 ・Ver.4.5 … 収入金調書・支出金調書で内訳の行数を変更できるようにしました。
 ・Ver.4.6 … 非表示行を残したまま報告書を作ると自動結合ができない問題を解決しました。


★使用環境     ・Windows Vista,7,8,10  +  Excel 2007,2010,2013,2016  …  32/64bitを問いません

★ダウンロード      kaikei46.zip(2.1MB) … 一般用と特別支援学級用を同梱しています。

★よくある質問
Q1.収入金調書と支出金調書の調書番号がとびとびになるのはなぜでしょう。それぞれの調書で連続番号を付けることはできますか。
 実は,同じ番号を使うと間違える原因になるというご意見が多かったので,2つの調書で同じ番号を使わないようにしました。恐らく,収入金調書と支出金調書を1つのファイルにとじるからなのでしょう。多くの学校では,年間を通して同じ調書番号を使わないようです。
 しかし,2つの調書に同じ番号を付けることは可能で,エラーチェックの対象外です。ご自分で番号を確認して「既に使われています…」のメッセージも無視して進めます。また,「会計簿から抽出」する際も,2種類の調書を混同することはありません。
 最初に作成する調書の番号に年度や学期を表す数字を含めて「23101」などと定義すると,その数字から順番に増えていきます。学期・年度が違っても同じ番号を使わないようにするTipsです。

Q2.会計報告や監査報告の文面をかえることはできませんか。
 「報告書の自動作成」を実行すると,基本の報告文章が表示されますから,その後,適当な文章に変えてください。ただし,再度「報告書の自動作成」を実行すると元の文面に戻ります。

Q3.個人会計報告書とは何でしょうか。
 最近の傾向で「個人会計報告書」でもって会計報告をする学校が増えてきましたが,利点もある一方で欠点もあります。保護者が学習費として支払った金額と学習のために使った金額が明確になって分かりやすいのですが,全体の費用の動きが見えません(知る必要はないと言い切れるか)。未納金があると,収入の一部に「0円」が表示され,請求書の代わりになります。しかし, その個人会計報告書では,収支残金がマイナスになりますが,それは既に誰か(保護者全体)が支払ったからであり,モンスターにとっては請求書どころか支払いを拒む理由となり得ます。そもそも残金がマイナスなどあり得ません。通帳が一人ずつあるわけではないので,その通帳に対して会計簿は作らねばならず,全体の会計報告書も必要となります。その上での個人会計報告書であるため,会計担当者は仕事が増えるばかりです。会計監査担当者も同様です。
 全体の会計報告と個人会計報告書の両方を提示した場合,(全残金)÷(人数)=(1人あたりの残金)が成立しない場合が出てきます。それは次のような場合です。
@前学期の繰越未納金額,または,今学期の未納金額がある場合。
A前学期の繰越支払金額,または,次学期の支払予定繰越金額があるのに,転出者だけか清算した場合。
B前学期からの繰越金があるのに転入者が調整金を支払っていない場合。
C不参加の活動・未購入の教材がある生徒に対してまだ調整していない場合。  など
 Bの場合,個人会計だから,転入調整金は必要ないかもしれません。しかし,当然,一人ずつ残金が異なってくるので,次学期も,同様にはスタートできません。利息率の違いは誤差の範囲と捉えてもよいのですが,残金一覧名簿を作って次に引き継がねばならず,卒業までに膨大な種類の個人会計報告書を作らねばならなくなります。これを解決するには,転出生は残金が0円で,それ以外の全生徒は残金が同じになるように調整金を徴収(または返金)するか,または,年度末に残金は全て返金して,次年度に引き継がないようにするしかないでしょう。
 話は戻って,保護者にこの矛盾『(全残金)÷(人数)≠(一人あたりの残金)』(本当は矛盾ではない)が理解してもらえず不信感を抱くことにつながる可能性はありませんか。説明責任は残る一方で大変煩雑です。
 学年主任・会計担当者・監査者は,学年会計が単なる四則演算で済むと考えている学校や,未納金が個人会計報告に出ないからと考えている学校では,危険極まりない方法だと思います。上記のようなことを逐一把握し,明快な会計処理ができるようにするために,本「会計簿&会計報告」が一助になればと思っています。練習問題を単なる「おまけ」とだけ捉えず,関係者全員で,ぜひ試していただきたいと思います。

Q4.特別支援学級用の「会計簿&会計報告」とは,何が違うのですか。
 特別支援学級の多くは異なる学年の児童生徒が在籍しているということです。一人一人の学年や実態が異なるということは,購入する教材は勿論異なりますし,それに伴って学習費も同じではないでしょう。入学年度が違えば繰越金の金額も個によって異なります。だから会計報告も個別に行うのは当然なことで,これを1つの通帳で処理するのは大変な作業となります。しかし,一人に1つずつの通帳を作っても解決したことにはなりません。共同で購入する学習教材などがあるからです。例えば,調理実習(生活単元)の材料費,相乗りしたときの交通費,振込手数料(1人ずつ支払うのはお金の無駄)などがありますし,まとめて支払う方が効率的ですから。
 この複雑な作業を簡単に処理する提案が「特別支援学級用の会計簿&会計報告」なのです。ただし,共同で購入した学習教材や共同の財産(利子)については,必ずしも人数で割り切れるとは限りません。1円未満の処理が必要になりますが,単純に小数で表したとしても,それは解決したことにはなりません。実際の貨幣は1円単位だからです。これらの端数処理についても,いくつかの解決策を提案します。詳しくは,シート「対策方法」を見てください。

Q5.Excel2003以前用での利用はできますか。
 Excel2003以前でも動作としては問題ありませんが,Microsoftのセキュリティサポートが2014/4で終了しますので,利用自身が危険です。Excel2007以降でのご利用を推奨します。

Q6.Ver.4.2のバグとは何でしょう。避ける方法はありますか。
 会計簿の最終行までデータを埋め尽くしたうえで,行挿入ボタンや行削除ボタンを押したとき,最終行の1行が消えてしまったり,移動しなかったりする問題です。これを避けるためには,最終行はいつも空白行にするよう全行数を増やしておけば問題は出てきません。Ver.4.3では解消されています。

Q7.Ver.4.6で解決された問題とは何でしょう。Ver.1.5以前で避ける方法はありますか。
 シート「会計報告」の中で,非表示行が残っていると自動結合が正しく機能しない場合があるという問題です。前学期(前年度)に未納分の説明の1行を非表示にしたまままにしていると,起こりうることが分かりました。旧バージョンの場合は,「再表示」にすればこの症状は出ません。


★スクリーンショット

支出金調書類


会計簿


会計報告書





ホームに戻る   質問・連絡・利用コードの申請ページへ

Copyright© 2002-2016 教務事務の軽減. All rights reserved.