通知表＆要録一覧 Ver.5.6　

　当サイト提供の成績処理シリーズの中核となるソフトです。（右図参照）
　学校教育にも地方分権化が進んで、様々な点で各学校の自由度が認められてきました。通知表の形式も、その学校の特色に合わせて、独自の通知表を作る時代に入り10年が経ちました。デジタル通知表を扱う学校も全国的には半数を超えたものと思われます。本システムでは、新学習指導要領の趣旨を踏まえ、新しい指導要録に発展できる通知表を目指しました。それぞれの学校に合わせて、使いやすいものに変更できるよう開発しています。

★主な機能と特徴
・各学期にＡ４サイズで１人１枚の通知表を作ります。１枚で通知表（成績証明書）としての機能をもたせます。以前のように１枚の通知表を年間利用するのではなく、各学期ごとに渡す通知表です。
・一覧表に評価データを入力すれば、Excelがデータを通知表に転記し印刷します。一覧表への入力は、他の名簿データや成績処理ソフトのデータをコピペします。
・通知表の書式や評価の観点は、各学校に合わせて変更してください。
・通知表サンプル（本システム）は、新学習指導要領の趣旨を踏まえたものになっていると思います。
・所見の文字が多すぎて枠からはみ出す前に、自動的に文字サイズを縮める機能（所見文字自動調整機能）を搭載しています。
・所見を入力しながら、実際の印刷状況を確認する機能（ワンタッチ印刷プレビュー機能）を搭載しています。
・１学級40人程度の通知表をレーザープリンタなら３分程度で印刷します（自動連続印刷機能）。
・１～３学期、及び、要録一覧の評価の変化を、１つの画面で見ることができます（各種表示設定）。
　前学期の記録（１～３学期の記録）を見ながら今学期の評価・所見（要録一覧）を入力・調整することもできます。
・評価に使われる可能性のある項目はあらかじめ準備してあり、必要に応じて選択できます。
・各学期の評定（一部の学校）や指導要録用のデータは、各学期のデータから、参考値として仮評定・仮評価を算出する機能があります（仮評価自動算出機能）。
・入力が完了したら、間違ってデータを変更してしまわないように、セルのロックやシートの保護が簡単にできるようにしています（簡単データ保護機能）。

・Ver.5.0～5.4での変更点
　　・平成30～31年度の新学習指導要領移行期間に合わせて、右図（クリックで拡大）のように
　　　「特別な教科道徳」の所見を入れました。
　　・シート「所見」内で、メインメニューの学期別に表示する機能のバグを修正しました。
　　・シート「○年」（通知表）で、所見文字自動調機能が正しく機能しないときがあるバグを修正しました。
　　・シート「評価」の外国語の列が、設定通り表示されないことがあるバグを修正しました。
・Ver.5.5での変更点
　　・新学習指導要領の完全実施（小学校＝R2年度～、中学校＝R3年度～）に合わせて、
　　　設定による様式を一新しました。シート設計やVBAを殆ど変えず、様式だけが変わりました。
・Ver.5.6での変更点
　　・中学校用のシート「評価」のメニューで、要録の仮評定が算出できない問題を修正しました。
　　　VBAの構文が複雑で、Excel自身がそれを理解できなかったようで、VBAを単純化しただけです。
　　・メニューボタンが機能しなくなることがあるという問題を修正しました。
　　　これもExcel自身の問題なので、そのうち解消されるかと思いますが、それを避けるよう修正しました。よくある質問Ｑ15参照

★使用環境 　　　　・Windows 10,11　　+　　Excel 2019,2021,2024,365

★ダウンロード 　　　　 tsuchihyou56.zip（2.1MB）　…　実行ファイルと付属ファイルを同梱しています。

　　　　　　　　　　　　　　
★よくある質問

Ｑ１．「各学期にＡ４サイズで１人１枚の通知表」とは、本当に１枚だけを渡すのですか。
　いいえ。厚手のA3用紙に表紙を印刷し、二つ折りにして通知表を挟みます。更に、クリアフォルダに入れて渡しています。保護者は裏表紙に押印して、次の学期始めに中身を抜いて提出します。印刷代が消耗品費ですみます。ただし、表紙というのはカバーであって、中身のA4一枚が単独で「通知表」として機能しなければならないと考えています。（Q8参照）

Ｑ２．評価の観点は各学校で変えられますか。
　シート「観点」に学年／学期／教科別の観点一覧表がありますので、そこに入力します。サンプルの文章として、「各教科等各学年等の評価の観点及びその趣旨（H22.5.11 文科省）」から評価の観点を抜粋して入力してあります。
Ｑ３．前のバージョンにはタイプＡとＢがありましたが、なぜ止めたのでしょうか。
　タイプＡとＢでは、外国語活動と総合的な学習の時間を１つの枠で所見を書いていました。しかし、外国語活動と総合的な学習の時間は全く別の領域の学習ですので、移行期間中なら言い訳もできますが、完全実施となってからも、これらを同じ枠に置くべくではないと考えました。
Ｑ４．外国語活動の評価はどうあるべきだと考えていますか。
　「小学校、中学校、高等学校及び特別支援学校等における児童生徒の学習評価及び指導要録の改善等について（通知）【H22.5.11／文科省】」にヒントがあると考えています。その中で、指導要録の外国語活動については「学習指導要領の目標及び具体的な活動等に沿って評価の観点を設定することとし、文章の記述による評価を行うこと。」明記しています。従って、これに準じて通知表も文章で評価しておいた方がよいと考えています。新「学習指導要領」によれば、「コミュニケーションに対する意欲・関心・態度」「音声や基本的表現への慣れ親しみ」「言葉の面白さや豊かさ,多様なものの見方や考え方があることなどの気付き」の３観点で評価しますが、特区でもない限り教科として（教科のように）扱うのは間違いでしょう。同時に出された「指導要録（参考様式）」を見ると、タイプＣがよいのではないかと思われます。
Ｑ５．本校では、これまで教科の場合、観点別の評価のほかに「３～１」の評定も付けていました。経緯上止めることができません。修正できますか。
シート「基本」でそのように設定したうえで、通知表シートの隠れた列を表示するだけです。
Ｑ６．本校は特区で、英語を教科として扱い研究指導しています。観点別の評価が必要なのですが、修正できますか。特別活動も活動別に「○」で評価したいのですが、修正できますか。
シート「基本」で、そのように設定し、通知表をサンプルのように修正してください。
Ｑ７．本校では、外国語活動に評価の観点を入れていました。総合的な学習の時間に、活動名や評価の観点を入れていました。特別活動に活動名と事実の記録（所見）を書いてきました。修正できますか。
シート「基本」で、そのように設定し、通知表をサンプルのように修正してください。
Ｑ８．裏表紙に校長・担任印を位置付けたいのですが、修正できますか。
　何も問題はなく、簡単に修正できますが、別の問題があります。成績を記録した通知表（成績部分）とは別の紙に印を押しても意味がありません。書類が２枚以上に渡る場合は、中身が差し換えられていないことを確認して、割印を押さねばなりませんので、点検作業が増え教務事務の軽減とはなりません。

Ｑ９．表示されている画面と印刷では、文章などにズレが見られます。なぜでしょうか。また、対策はありますか。
　セルの幅や高さ、シートの表示倍率などは、細かい表示調整（幅は0.1刻み、高さは0.2刻み、表示倍率は1%刻み）ができるのに対して、フォントサイズは0.5ポイント刻みしか調整できません。従って、表示倍率を変えるだけで文章の収まり具合は変わってきます。この問題をクリアするには、表示のための時間のかかる複雑な計算処理をExcelに強いることになり、高速計算を得意とするExecelのよさが失われてしまいます。詳しくはMicrosoftのホームページをご覧ください。やはり対策は、印刷プレビューを使うしかないようですね。
Ｑ10．「所見文字自動調整機能」というのは、どんな関数を使うのでしょうか。ヘルプを見てもフォントを指定するような関数は見つけられません。
　当然です。関数でフォントの調整はできません。関数ではできない部分をVBAで補っています。
Ｑ11．「所見文字自動調整機能」の「全自動」は、どのように処理（仕組み）しているのでしょうか。また、半自動との使い分け（どちらを使うか）について、どのように考えたらよいでしょう。
　「半自動」では、単純に所見の文字数を調べて、「上限文字数」を超えたら別のサイズに切り換えるというものです。「全自動」ではExcel自身がもつ「行の高さの自動調整」機能を利用します。自動調整の結果、高さが足りない場合はフォントサイズを小さくして再度調べることの繰り返しです。ただし、「行の高さの自動調整」機能は「結合セル」では使えませんので、工夫が必要になります。詳しくは、「教務事務ソフトのテクニック（会員専用）」で紹介しています。さて、「全自動」では文章量を気にせず所見を入力していけばよい反面、いくらでも入ってしまいますので、どんどん小さな文字（最小１ポイント）になってしまいます。所見枠による文字の大きさがバラバラになるだけでなく、それを読む保護者にとって（検閲者も）苦痛になってしまいます。校内で、ある程度の文章量の上限（フォントサイズの下限）を決めるのが、「半自動」や「手動」なのです。手書きの時代にはこんな贅沢な悩みはありませんでしたね。まあ、原稿用紙半分（200字）程度が手頃な量ではないのでしょうか。
Ｑ12．「所見文字自動調整機能」を「全自動」にしておいても、所見枠からはみ出ることが時々あります。どう対処したらよいのでしょうか。
　表示倍率によって、はみ出るように見えても、印刷すると収まってしまうことや、この逆の場合もあります。表示倍率は「100％」を推奨します。また、印刷してもプリンタとの相性によっては、はみ出ることがあり、結局、実際のところ印刷してみないと分からないのです。この原因は、上記Ｑ11の通り、「全自動」はExcel自身が持つ「行の高さの自動調整」機能を使っての自動調整ですから、Excel自身のバグでもあり、どうにもなりません。Updateを繰り返すうちに修正されるかもしれません。
　連続印刷の後、肉眼で確認して、もしはみ出た通知表がある場合は、次のようにしてください。
方法１．その児童の所見の文章の末尾にわざと改行を入れる。増えた１行分だけ所見枠の上の方に片寄って印刷されます。
方法２．①セル「A2」に該当者の出席番号を入力して、問題の通知表を表示します。
　　　　　②セルポインタを問題の所見枠に移動し、フォントサイズを直接0.5～１ポイント下げてください。
　　　　　③その通知表を印刷します。
Ｑ13．シート「観点」の２～３学期には数式が入力されていますが、修正したい場合はどうすればよいでしょう。
　例えばセル「D4」には「=C4」という数式が予め入力されています。これは、前学期と同じ観点の場合は前学期を修正すると今学期も同時に修正できるという点で便利だろうと考えたからです。
　前学期と今学期を変えたい場合は、数式の代わりに変更したい文章をそのまま入力するだけで何問題はありません。
Ｑ14．「セルのロック」と「シートの保護」の意味がよく理解できません。どのように使うのでしょうか。
　一般にExcelでは、①特定の範囲のセルにロックをかけ、②そのシートを保護すると、①の範囲のセルの値などを変更できなくなります。①と②の２条件がそろわないと、このような状態（変更できなくする）はできません。くどいようですが、セルにロックがかかっていなければ、いくらシートに保護をかけても変更できますし、逆に、セルをロックしても、シートを保護しなければ変更できてしまいます。「セルのロック」と「シートの保護」を組み合わせることで、入力できる範囲と変更して欲しくない範囲の混在が可能になるのです。詳しくは、MicrosoftのWEBページを見てください。

Ｑ15．Ver.5.6で修正された問題とは何ですか。
　Excel自身のUpdateによる不具合です。Updateによって新しい機能が増える代わりに、切り捨てられる部分もあって、VBAは影響を受けやすいのです。以前にも何度かありました。Excelのバージョンによっても現れる症状が異なります。2025年1月の症状としては、中学校用のメインメニューの仮評定の計算中に、VBAの構文が複雑すぎて理解できずにエラーとなったり、メニューボタンがゴースト化して機能しなくなったりする点がみられます。
　Ver.5.6では、事前にそういった問題を自分で察知・回避するようVBAを修正しました。

★スクリーンショット　（Ver.5）
○各種基本設定…様々な通知票に対応できるような可能性を増やしました

○評価の観点一覧表…各学年各学期の評価の観点を比較しながら作成します

○評価の一覧表…この一覧表に評価データを入力するか、他のファイルから値コピーします。評定・外国語活動・総合学習・特別活動を評価する学校にも対応しています。

○各学期～要録の比較…各教科など前学期の評価データと比較したり、要録データを作成したりします。

○各学期～要録の一覧表…２段階ダウンのチェックをしたり、要録データを修正したりします。

○所見一覧表…この一覧表に所見データを入力します。特別活動の各活動名も入力する学校にも対応しています。

○児童に渡す通知表…出席番号で読み込まれる。連続印刷可能。これまでのものに似ていますが改造できる範囲を増やしました。

○表紙…出席番号で読み込まれる。連続印刷可能。これまでのものと同じです。

○転記用一覧表…行の高さを指導要録に合わせると転記しやすくなります。

○数式一覧表…通知表（表紙も含む）を改造するための数式の全てを一覧表にしました。サンプルにない項目も簡単に作ることができます。